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新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけに、電話診療やオンライン診療に対する社会的ニーズがこれまでより一層高まり、統合型の遠隔医療支援システムの利用が増えてきております。
しかしながら、初期費用やランニングコストが発生するのも然ることながら、スタッフの教育、患者への手順説明などを考慮すると、医療現場によっては業務に取り入れづらいケースもあります。
特に、遠隔医療を必要とするような患者の現状特性を鑑みれば、「アプリをダウンロードして操作を覚える」という作業負担を負うのが難しい患者を抱えるクリニックや診療所も少なくないでしょう。
そのような場合は、電話やメール、無料のビデオ会議システムなどのような、普段から使い慣れていて、医師側も患者側もお互いに手軽に利用できるツールを組み合わせる方が、各々の業務フローに導入しやすいかもしれません。
その中において、診療代の決済も当然に簡単でスムーズに行える必要があります。
個人間送金アプリの利用が検討されたりもしますが、「個人対個人」を本来の使途とするサービスを医療費の請求に用いるのは、ビジネス的な観点から望ましい佇まいとは言い難いですし、前述のように、デバイスの操作やアプリの理解が難しい患者の実存を慮れば、導入の壁は厚いものと言えるでしょう。
それに対して、本記事で紹介するオンライン集金ツールの【WorksPay（ワークスペイ）】は、決済ページのURLを共有するだけで患者の支払いがスムーズに完了するウェブシステムです。クレジットカードまたはデビットカード（あるいはプリペイドカード）によるシンプルな決済形態を採っており、患者（支払い者）が支払い操作に迷わないような設計を目指して提供されています。
本記事では、WorksPayを遠隔診療の診察代集金に利用する方法例を紹介してまいります。
WorksPayとは
WorksPay（ワークスペイ）は、
カード決済に特化したオンライン決済システムで、ウェブサイトでユーザー登録を済ませれば、すぐに集金を開始できる決済代行サービスです。
「バスケット」というインターネット上の仮想集金箱を作成し、支払い者はバスケットに設けられたURLにアクセスすれば、カード情報などを入力して支払いを済ませられるという仕組みになっており、受領者と支払者の双方にとって使い方が分かりやすいサービスです。
WorksPay導入例
ユーザー登録
WorksPayのウェブサイトでユーザー登録を行います。
WorksPayサービスサイト
ユーザー登録の方法につきましては以下の記事にまとめておりますので、そちらをご参照ください。
遠隔診療を行う
電話や情報通信機器を用いて、いわゆる電話診療やオンライン診療を行います。
統合型の遠隔診療システムを利用しない場合は、無料のビデオ会議システムの利用が一般的です。
代表的なウェブサービスは、今話題の【Zoom（ズーム）】です。
Zoomの使い方に関しましては以下の記事で紹介しております。
なお、遠隔診療の具体的な手順、オンライン診療の実施に必要な条件や被保険者の資格確認方法につきましては割愛させていただいております。各種法令、指針などをご参照ください。
請求額算定
保険診療点数などを確認し、請求額を算定します。
バスケットを作成
請求額が算定できましたら、WorksPayで「バスケット」を作成します。
「バスケット」の作成方法につきましては、
WorksPayのガイド＜支払いの受け方＞
をご参照ください。
患者の中には、子供への診察を保護者が依頼する場合や、インターネットに不慣れな高齢の親の代わりに家族が支払い手続きを行う場合もあると思います。
そのような際は、
WorksPayの決済画面に設けられている＜お支払い者名＞の項目に、患者本人の名前を入力してもらえるように、「バスケット」作成時の＜メッセージ＞欄にその旨を記載しておくと良いと思います。
＜お支払い者名＞で患者本人の名前を通知されることで、入金確認をスムーズに行えます。
また、院内処方がある場合は、薬の配送先住所を決済画面に設けられている＜メモ＞の項目に入力してもらうように伝えると良いでしょう。
決済画面のURLを通知
バスケットを作成できましたら、バスケットに設けられている決済画面用URLを患者へ伝えます。
ビデオ会議システムを通じたオンライン診療を実施した場合は、おそらく患者のメールアドレスを把握していると思われます。
患者あるいは支払いを行う方のメールアドレス宛に、決済画面用URLを本文にコピーしてメールを送ります。
こちらの詳しい手順につきましても
WorksPayのガイド＜支払いの受け方＞
をご参照ください。
※保険証コピーなどの受領が必要な書類がある場合は、それらの書類が手元に届いてから請求の通知を行います。
（電話診療における決済画面URLの通知）
電話診療を行って、患者のメールアドレスを把握していない場合もあると思います。
そのような場合には、
WorksPayの「おまかせバスケット」という機能を使って集金します。
こちらで紹介する方法は、クリニックや診療所のホームページ（又はSNSページ）を所有していることと、患者がインターネットを利用できることが前提となります。
「おまかせバスケット」は、金額を設定せずに作成できるバスケットで、支払い者が決済時に金額を指定して支払いを済ませる仕組みを提供します。
つまり、
「おまかせバスケット」では、異なる金額の支払いを1つのバスケットで集金することが可能になります。
そして、クリニックや診療所のホームページに「おまかせバスケット」の決済画面URLを記載し、電話で請求金額を患者に伝えるとともに、この決済画面URLにアクセスして支払いを行ってもらうように説明します。
支払い内容の確認
バスケットに対して支払いが行われますと決済完了メールがWorksPayから届きますので、メールに記載されている支払い内容を確認します。
「おまかせバスケット」を利用している場合は、正しい決済金額となっているか十分にご注意ください。
領収証・診療報酬明細書・薬の発送
支払いの確認ができましたら、必要に応じて領収証や診療報酬明細書、院内処方薬などを患者宅へ発送します。
指定口座へ振込申請
支払われた金額がWorksPayの売上金に反映されましたら、銀行口座を指定して売上金の振込を申請します。
振込の詳しい手順につきましては、
WorksPayのガイド＜売上金の引き出し方＞
をご参照ください。
申請日から最短3営業日ほどで指定の口座に振込が行われます。
おわりに
こちらの記事でご紹介している導入例は一例でございます。
ご参考いただく際は、ご自身の責任において法律や厚労省策定の指針などの順守に十分ご注意ください。
法改正が行われたり、オンライン資格確認が導入されたりなど、取り巻く環境は今後も変化してゆきますが、それにともなって業務フローの見直しを求められることがこれからもあると思います。
導入が手軽な集金ツールのWorksPayであれば、様々なシチュエーションで柔軟に利用できると思います。この機会にぜひご利用をご検討ください。
