会員管理システムよりもWorksPayの定期決済を選ぶ理由

会費徴収システム【WorksPay】 WorksPayの使い方

本記事をご覧くださり、ありがとうございます。

こちらの記事では、
習い事のお月謝や会員向けサービスの月会費などに関する集金を
オンラインで行うに際し、
オンライン決済サービス【WorksPay】の定期集金機能
あらゆる方々に使われている理由を、
会員管理システムを利用するケースと比較しながらご説明いたします。

結論にあたる、
WorksPayの定期集金機能を利用するメリット
あらかじめ申し上げておきますと、

「集金者と支払者の双方にとって不必要な情報を共有せずに済む」
「集金開始までが圧倒的に早く、未回収リスクゼロ」
「導入コストがなく、事務作業や手続きに費やす負担が断然少ない」

以上の3点が、
会員管理システムを用意して会費を徴収する場合と比べて、
WorksPayが選ばれる理由になります。

スポンサーリンク
ライザップイングリッシュ

<2000万人が受講したオンライン英会話>

スポンサーリンク
世界最大級のオンライン英会話EF English Live
スポンサーリンク
オンライン英会話

WorksPayの定期集金機能

オンライン集金ツールのWorksPayには、
「毎週」「毎月」「毎年」のいずれかの期間ごとに、
自動的に集金する(クレジットカードへの課金)機能がございます。

集金が開始されるまでの詳細な手順はWorksPay公式ガイドに譲りますが、
ユーザー登録後の大まかな流れといたしましては、

  1. 《集金者の事務作業》
    バスケット(ウェブ上の仮想集金箱)を作成する
  2. 《集金者の事務作業》
    バスケットのURL(決済ページにアクセスするURL)を
    既存会員や潜在顧客に通知
  3. 《支払者の手続き》
    決済ページで支払い者名やクレジットカード情報を入力し、
    定期支払を開始する
    (定期決済が開始されると、集金者と支払者の双方にメール通知が届きます)

これだけのステップで
会費の自動徴収を開始することができます。

WorksPay利用の具体的なメリット

WorksPayの定期集金機能を利用することでもたらされる
具体的なメリットをお伝えいたします。

WorksPayが提供しているのはオンライン決済サービスですので、
会員管理を行えるようにすることがサービスの目的ではなく、
簡単な操作で即時にオンライン集金ができるようにすることを目的とした

「集金ファースト」

の理念に基づいたサービスです。

それに対して、
会員管理システムをアプリケーションとして提供している事業や、
システムを受託制作している企業は文字通り、
会員管理をシステマチックに行えるようにすること
をサービスの目的としています。

この違いによって以下にあげるような差が両者の間に生まれます。

事務作業や手続きが少ない

まず、会員管理システムを用意して会費を徴収する際の
具体的なステップを例示します。

会員管理システムは、
詳細な会員情報を整然と管理できるようにすることが1番の目的ですから、
会員のデータが存在していることが前提となります。
したがって、
システム導入時には、
会員の情報を登録することが必須作業になります。

会員情報の登録が完了しましたら、
次は各会員へ会費の請求通知を行います。
もし、請求通知を正しく通達することができなければ、
会員情報の確認と修正作業が発生してしまいます。

請求通知を送り終えましたら、
すべての会員から会費を徴収できたことを確認するまで
会員の集金状況に注意していなければなりません。
支払いが遅れている会員がいらっしゃったら、
支払いの催促を行う必要もございます。

用意する会員管理システムの構造によって手続きは様々ではございますが、
これまで手作業で管理されていた状態からシステムに移行する場合であれば、
上記のような手順を踏むことになるケースが一般的だと思います。


一方、
WorksPayで月謝集金や会費徴収などを行う場合は、
前段でお伝えしたように
バスケット(ウェブ上の仮想集金箱)を作成すれば、
あとは既存会員や潜在顧客に
バスケットに用意されている決済用ページのURLを通知するだけで作業は完了です。

決済用ページで定期支払開始の手続きが支払者によって実行されますと、
誰によって支払手続きが行われたのかが分かる通知がメールで届きますので、
それを参考にご自身で管理されている会員リストに加えるだけで
「会員登録」も「会費徴収」も完了します。

以上のように、
集金開始までにかかる作業量は、
WorksPayを利用する方がかなり少なくて済みます。

また、支払者が定期支払を開始する画面では、
メールアドレスや備考を入力できるフォームも設けられているので、
もし、支払者名以外に必要な情報がある場合は、
それらのフォームに入力してもらうことで会員情報を把握することが可能です。

会員登録時の未回収リスクがゼロ

前段で申し上げた内容に基づきますと、
会員管理システムによる集金プロセスは、

「会員登録」→「集金」

であるのに対し、
WorksPayは、

「集金」→「会員登録」

と真逆になっています。

このプロセスによる違いがもたらすのは、
会員管理システムの利用には「未回収」のリスクがあり、
WorksPayの利用にはそのリスクがないという差を結果として生んでいます。

これはどういうことかと申しますと、
会員管理システムでは先に「会員」を作成し、
その後に請求をかけるという流れなので、
支払いが完了していない状態の会員が必然的に生じます。
つまり、
「未回収」の期間がリスクとして存在してしまいます。

それに対して、
WorksPayを利用する場合は、
定期支払を開始する手続きを最初に実行してもらい、
手続きを終えた人を「会員」に加える流れとなりますので、
「未回収」状態の会員がいないことになります。

つまり、
WorksPayの定期集金機能を利用していれば、
会費をちゃんと徴収できているかどうかに注意を振り向けなくて済みます

クレジットカードの有効期限切れなどが原因で定期集金がエラーになった場合は、
集金者と支払者の両方に決済エラー通知がメールで届きます。
したがって、
エラー通知が届くまでは正常に定期集金が稼働しているということになりますので、
それまで会員1人1人の集金状況を気に掛ける必要がなくなります。

導入コストがゼロ

会員管理システムを利用するにあたって前提となるのは、
当たり前のことではありますが、
会員管理システムを構築しなければなりません。

フォーマットが定められている簡易的な会員管理アプリケーションを利用する場合は、
導入コストを低く抑えられますが、
会員管理システムに求めるフォーマットは
集金者によって千差万別なので、
専門の請負制作会社にカスタマイズ注文するケースが一般的と考えられます。
そのような場合においては、
それなりの導入コストが発生することを計算しておかなければならないでしょう。

一方で、
「会員の管理は既に自社または自分でできているので、
オンライン集金さえできるようになれば良い」という場合や、
「そもそもしっかりとした会員管理は不要である」というような場合であれば、
WorksPayの利用に導入コストはかからないので、
まったく費用をかけずにオンライン集金を開始することができます

不必要に個人情報を持たない

会員管理システムは会員データの管理が目的ですので、
会員の個人情報を保有することが前提となります。

それに対して、
支払者がWorksPayで定期支払を開始するにあたっては、
個人情報の入力が必須となっておりません
支払者名には、
ニックネームやSNSアカウント名などを自由に入力でき、
連絡先を入力する必要もございません。

クレジットカード情報は正確に入力する必要がありますが、
通信時にすべて暗号化されて処理が行われるので、
入力した情報がそのまま送信されるわけではありません。
つまり、情報漏洩の心配もまったく無いということになります。

以上のように、
集金者が求めなければ、
支払者(会員)の個人情報を不必要に管理しなくても済みます

WorksPayの利用が適しているケース

「会員の管理はすでに自社または自分で用意しているもので十分なので、
オンラインによる定期集金の自動化だけをすぐに導入したい。」

「会員管理の機能自体が不要で、
オンライン集金さえできればよい。」

「設定とか複雑なことはせず、簡単に集金したい。

以上のように考えておられる場合は、
WorksPayの利用がベストの選択と言えます。

一方で、
会員の詳細な個人情報を把握してシステマチックに管理する必要のある、
仕組みが複雑な会員制サービスを構築しようと考えられているような場合は、
会員管理システムの制作を請け負っている業者に相談されるのが良いでしょう。

おわりに

会費の徴収をオンラインで行おうとすると、
会員管理システムと結び付けて考えてしまいがちですが、
ご自身が取り組もうとされている計画や
改善しようとされている業務課題などによって、
必ずしも会員管理システムを併せて用意する必要はありません。

様々なデジタルツールが頒布されている現在においては、
すべてを1つの大きなシステムにまとめることは、
かえって不便さを招くこともございます。

必要な機能を必要なだけ利用する。

そんなカジュアルな意識で、
月謝や会費の集金方法を考えられてみてはいかがでしょうか。

オンライン集金ツール
習い事,ワークショップ,オンラインレッスン,オンラインコミュニケーションサービスなど様々なビジネスのキャッシュレス集金に便利|自動定期決済も簡単にできる【WorksPay】
タイトルとURLをコピーしました